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Corona Virus: 3 Tage Notfallplan für KMUs

Was Unternehmen nun tun können, um die Corona-Krise zu meistern

und in 3 Tagen ihr Vorgehen strukturieren

Eine solche Krise wie die aktuelle Corona-Pandemie ist sicherlich außergewöhnlich - und viele Unternehmen trifft sie direkt ins Mark. Plötzlich kommt hinter die Bezeichnung "sichere Arbeitsplätze" ein dickes Fragezeichen, Rechte werden weltweit eingeschränkt und viele Unternehmen wissen nicht, ob sie morgen noch geöffnet haben dürfen. Doch statt in Panik zu verfallen, ist nun aktives Handeln gefragt. So kann nicht nur die Krise überstanden werden - Langfristig kann so sogar eventuell an Wachstum gewonnen werden

Was dieser Artikel klärt

Wichtig vorab ist, dass dieser Beitrag vor allem auf die kommunikativen und marketingtechnischen Hürden und Möglichkeiten der aktuellen Situation eingeht. Kurzarbeit, Verordnungen und rechtliche Themen werden hier bewusst ausgeklammert. Auch konkrete produktionstechnische Probleme können wir mit diesem text nicht direkt lösen. Unternehmen, die an dieser Stelle Probleme haben, empfehlen wir einen Blick auf die Nachrichten des Bundesverbandes mittelständischer Wirtschaft (BVMW).

Dieser Artikel zeigt also, wie Du theoretisch in drei Tagen viele Prozesse und Routinen an die Krise anpassen kannst, um die Hürden und Probleme zu minimieren. Natürlich brauchen einige Maßnahmen etwas länger als drei Tage, um ihre volle Wirkung zu zeigen. Und ob es bei drei Tagen bleibt hängt auch stark von den weiteren Verschärfungen und der zur Verfügung stehenden Arbeitskraft für solche Änderungen ab. Aber dennoch: Mit diesen Ansätzen kannst Du sehr schnell wesentliche Stellschrauben anpassen, um besser mit der aktuellen Corona Krise umgehen zu können. Und dabei ist es ganz egal, aus welcher Branche Du kommst: Die folgenden Ratschläge funktionieren für das Ladenlokal ebenso wie für Dienstleister oder produzierende Betriebe. Dieser Artikel ist dabei auch kein lang geplantes wissenschaftliches Essay, sondern gibt einfach nur die Gedanken eines jungen Unternehmens weiter, das gerade jetzt merkt, wie wertvoll digitale Ansätze und vernünftige Kommunikation sein können. Schau Dir gerne unsere Ratschläge an und ergänze sie im Kommentarbereich!

Tag 1: Sicherheit & Klarheit schaffen

Eins steht fest: Das Corona-Virus hat längst den Status einer Krise erreicht. Und da die meisten Unternehmen vermutlich noch nie in einer solchen Krise gesteckt haben, gibt es beruhigende Nachrichten: Eine Krise ist nur dann eine Krise, wenn man die Kontrolle verloren hat. Wir können zwar keine Kontrolle über das Virus und seine Ausbreitung gewinnen, wir können aber sehr gut unser eigenes Verhalten und Auftreten beeinflussen. Daher gilt es, so schnell wie möglich die Kontrolle über diesen Teil zu gelangen.

Hier gilt es also, die Sicherheit voranzustellen. Dazu solltest Du als aller erstes Transparenz schaffen. Informiere Deine Kunden, Mitarbeiter und Kooperationspartner über Deine Lage. Dass das Corona-Virus sich ausbreitet wissen sie natürlich. Aber wie bereitest Du dich darauf vor? Welche Prozesse, Leistungen oder Routinen müssen bei Dir angepasst werden? Und wo können sich Deine Gesprächspartner bei Fragen hinwenden? Statt panisch zu werden ist es wichtig, Deinem Umfeld Ruhe und Kontrolle zu vermitteln. So haben Kunden, Mitarbeiter und Partner das Gefühl, dass Du die Lage unter Kontrolle hast und werden Dir Vertrauen entgegenbringen. Diesen Schritt kannst Du ganz einfach gehen, indem Du eine Email an Mitarbeiter, Kunden und Kooperationspartner verfasst oder eine eigene Unterseite auf Deiner Website dazu einrichtest. Du solltest hierbei auch einen besonderen Fokus auf Deine Mitarbeiter legen: Kommuniziere mit Ihnen transparent das weitere Vorgehen und die Änderungen im Betriebsablauf, damit sie das Vertrauen behalten und Änderungen mittragen statt sie zu blockieren.

Als nächstes kannst Du dich einem heiß diskutierten Mittel bedienen: Home Office. Überall wo möglich, ist das eine effektive und simple Methode, um zur Eindämmung des Virus beizutragen. Doch Achtung: Entlasse Mitarbeiter nicht unvorbereitet nach hause, wenn Home Office zuvor noch kein Thema bei Euch war. Biete Deinen Mitarbeitenden eine zentrale Anlaufstelle für Fragen und gib Hilfestellungen zum strukturierten Arbeiten von Zuhause. Nutze zum Beispiel Tools wie Trello, Google Hangouts oder Google Drive, um eine digitale Kommunikation zu ermöglichen. Vergiss an dieser Stelle auch die Transparenz nicht. Frage regelmäßig nach, ob Hürden im Home Office entstanden sind und wie Du deine Angestellten unterstützen kannst. 

Ein weiterer Schritt ist es, die Kommunikation nach außen - also mit Kunden oder Kooperationspartnern - aufrecht zu erhalten. Anstatt maßenweise Termine abzusagen, solltest Du das Gegenüber zur digitalen Videokonferenz einladen. Dazu gibt es zahlreiche Lösungen wie Google Hangouts oder Zoom. Dank der Videoübertragung sind Gespräche ebenso persönlich und können mit Bildschirmübertragung oder der Einblendung von Präsentationen auch ebenso professionell ablaufen. 

Du hast Fragen zu diesen ersten Maßnahmen? Gerne beraten wir Dich kostenlos zu den Möglichkeiten, die Du hast.

Tag 2: Den Cashflow aufrecht erhalten

Tag 2 des Notfallplans brennt wohl wesentlich mehr Unternehmen auf der Seele: Wie kann ich meinen Betrieb aufrecht erhalten? In diesem Text soll es hierbei vor allem darum gehen, wie Du den Kontakt zu Deinen Kunden und den Vertrieb weiter am Leben hältst. 

Dazu ist auch zunächst ein Aspekt des ersten Tages wichtig: Bleibe transparent! Informiere Kunden über mögliche Einschränkungen und wie die weitere Zusammenarbeit mit Dir abläuft. Führe jeweils einen internen und einen externen Frage-Antwort-Bereich (FAQ) ein, in dem Du häufig gestellte Fragen klärst. So sparst Du dir und Deinen Kunden und Mitarbeitern viel Zeit. Wichtig ist an dieser Stelle auch, dass Du in deiner Kommunikation Bekanntmachungen und Verordnungen durch Politik und Behörden aufgreifst, an alle Stakeholder weitergibst und im Kontext zu Deinem Unternehmen erklärst. So kannst Du einzelne Nachrichten einordnen und im Bezug auf Dein Unternehmen erklären. Das gibt Deinem Umfeld nötige Stabilität und Sicherheit, die jeder in solchen Zeiten sucht.

Für Deine Mitarbeiter - aber auch für Kunden und Kooperationspartner - kannst Du weiterhin nötiges Wissen vermitteln. Nutze einfache Softwarelösungen für Webinare, um allen weiterhin Wissen zu vermitteln. Hierzu gibt es bereits simple Lösungen, die Du mit einer WordPress-Website und einem Tool wie WebinarIgnition simpel und kostengünstig umsetzen kannst. Je nach Wissensumfang kannst Du so innerhalb von 2 Tagen erste informations- und Wissensangebote digital zur Verfügung stellen - egal ob Workshops für Kunden oder Fortbildungen für Mitarbeiter. Und das Beste: Damit schaffst Du nicht nur eine Übergangslösung für die aktuelle Krise - zeitgleich hast Du direkt ein einfach zu erweiterndes System, mit dem Du später sogar zusätzlichen Umsatz erreichen kannst.

Neben der Wissensvermittlung kann ebenso simpel der eigene Vertrieb umgestellt werden. Statt Kaltakquise und Messen kannst Du die Gelegenheit nutzen und selbst ausprobieren wie profitabel Online Marketing sein kann. Targetiere Deine Zielgruppe passgenau mit Werbeanzeigen über Facebook, LinkedIn oder Google und verkaufe Dein Produkt oder Deine Dienstleistung mit einer geeigneten Landing Page direkt digital. Dabei ist die digitale Kundengewinnung wesentlich einfacher zu realisieren, als Du eventuell denkst. Innerhalb weniger Tage kannst Du mit der Akquise neuer Kunden im Internet starten. Und nicht einmal das Verkaufsgespräch muss dazu ausfallen: Greife dazu einfach auf Tag 1 zurück und nutze Videokonferenzsoftware wie Hangouts, Zoom oder Skype. Auch hier bietet sich der Vorteil, dass Du auch nach der Corona-Krise noch von diesen Maßnahmen profitierst - geringerer Akquiseaufwand sei Dank. Auch hier können wir Dir gerne bei der Umsetzung behilflich sein!

Tag 3: Die Krise kontrollieren

Nachdem Du innerhalb kürzester Zeit Dein Umfeld abholen und beruhigen konntest und mit der Digitalisierung Deines Vertriebs begonnen hast, wird es Zeit Herr der Dinge zu werden. Treibe Deine Digitalisierung weiter voran und nutze die Krise als Chance!

Dazu solltest Du zunächst Deine Werbebudgets umschichten: Statt teure Printanzeigen und Reklamen zu bezahlen, kannst Du Dein Budget für Facebook- oder LinkedIn-Werbung nutzen. Und das Beste daran: Du kannst Deine Kosten exakt auf Deinen Profit umrechnen, da diese Werbeplattformen verschiedene Bezahlmethoden zulassen. Statt also pauschal eine Gebühr zu zahlen, bezahlst Du beispielsweise nur für jeden erfolgten Klick oder sogar nur für jeden Kauf. Das macht Dein Marketing wesentlich messbarer und so zwangsläufig profitabler.

Als nächstes solltest Du eine Krisenbewertung einführen: Evaluiere täglich die Lage. Überprüfe neue Vorgaben durch Behörden und Politik und wirf einen Blick auf die Nachrichtenlage. Denn nur mit aktuellen Informationen lässt sich die Transparenz und Klarheit für Dein Umfeld wahren. Außerdem verschaffst Du Dir so mehr Zeit zum agieren, da Informationen schneller verarbeitet werden können. Und auch dieser Schritt lässt sich schnell und einfach umsetzen: Du kannst mit Tools wie Google Alerts tägliche Benachrichtigungen zur neuen Berichterstattung einrichten und Programme wie Talkwalker erlauben Dir, aktuelle Diskussionen auf Social Media zu verfolgen. Wenn Du an der Diskussion dran bleibst, kannst Du aktiv mitreden, Ruhe ausstrahlen und Vertrauen gewinnen. Denn besonders in Krisenzeiten ist Vertrauen ein äußerst relevantes Kaufargument.

Der wichtigste Schritt ist jedoch zugleich der schwerste: Höre auf, Panik zu bekommen oder auch noch selbst zu verbreiten. Bleibe professionell, werde Herr der Lage und nutze Chancen, die sich dir bieten. Denn mit einigen der hier angestoßenen Optionen kannst Du auch langfristig einen klaren Vorteil für Dich und Dein Geschäft erarbeiten, der weit über die Corona Krise hinaus geht. Nutze die Änderungen, die aufgrund der Krise plötzlich stark diskutiert und vorangetrieben werden und bleibe reaktionsfähig. Denn am Ende des Tages kannst Du auf das Virus selbst wenig Einfluss nehmen. Du kannst jedoch maßgeblich mitbestimmen, wie sich Dein Unternehmen nach außen gibt und wie Deine Kunden, Mitarbeiter und Kooperationspartner Dich in einer solchen Krise wahrnehmen.


In diesem Sinne: Bleib gesund, professionell und nutze die Chancen, die sich Dir bieten!


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